Ces techniques vous aideront à démarrer votre voyage avec les dates dans Excel. Pour aller encore plus loin et devenir un expert des dates et heures sous Excel, n’oubliez pas de consulter notre BOOK complet.
DATES
Gérer les Dates sous Excel : De l’essentiel aux astuces avancées
LES DATES
1. Comprendre le formatage des dates sous Excel
Saviez-vous que sous Excel, une date est en réalité un chiffre ? Par exemple, « 1/1/2020 » est interprété comme le nombre 43831. Ce chiffre représente le nombre de jours écoulés depuis le 1er janvier 1900 (la date de départ standard pour Excel).
Comment le voir ? Changez simplement le format de la cellule contenant votre date en « Nombre » et observez la transformation.
2. Changer le format d’une date
Il est crucial de savoir comment présenter vos dates, que ce soit pour des rapports, des graphiques ou des analyses.
Exemple : Pour afficher la date sous la forme « Jeudi 23 avril 2020 » :
- Windows : Sélectionnez la cellule > Cliquez sur l’onglet « Accueil » > Dans le groupe « Nombre », cliquez sur le menu déroulant « Format de cellule » et choisissez votre format.
- Mac : Sélectionnez la cellule > Accédez à « Format » > « Cellule » > « Date » et choisissez votre format.
3. Calculer la différence entre deux dates
Si vous souhaitez calculer l’écart en jours entre deux dates, soustrayez simplement la date de début à la date de fin.
Exemple : Si la date de début est en A2 et la date de fin en B2, votre formule sera: =B2-A2.
4. Ajouter ou soustraire des jours à une date
Vous pouvez facilement ajouter ou retirer des jours à une date donnée en utilisant des opérations simples.
Exemple : Pour ajouter 5 jours à une date en A2 : =A2+5.
5. Déterminer le jour de la semaine
Excel dispose d’une fonction pour connaître le jour de la semaine d’une date spécifique.
Exemple : Pour savoir le jour de la semaine de la date en A2 : =JOURSEM(A2; 2)
- Note: Le « 2 » ici signifie que nous commençons la semaine par un lundi, selon la norme internationale.
6. Convertir un texte en date
Parfois, lors de l’importation de données, les dates peuvent être reconnues comme du texte. Pour les convertir en format date :
Formule : =DATEVAL(A2)
7. Trouver le dernier jour d’un mois
Cette astuce est particulièrement utile pour la gestion financière ou les opérations mensuelles.
Exemple : Pour le dernier jour du mois de la date en A2: =FIN.MOIS(A2; 0)
8. Calculer l’âge
Il est possible de calculer l’âge en utilisant les fonctions de date d’Excel.
Exemple : Si la date de naissance est en A2 et la date actuelle en B2: =INT((B2-A2)/365)
Note: Cette méthode est une approximation et peut ne pas être exacte pour les années bissextiles.
9. Utiliser la date et l’heure actuelle
Excel permet d’afficher la date et l’heure actuelles grâce à deux fonctions distinctes.
- Pour la date actuelle :
=AUJOURDHUI() - Pour l’heure actuelle :
=MAINTENANT()
10. Différence entre deux heures
Exemple : Si l’heure de début est en A2 et l’heure de fin en B2 : =B2-A2
Calculer l’écart en heures est aussi simple qu’avec les dates.
TCD
Gestion des données et tableaux croisés dynamiques sur Excel
1. Introduction aux Tableaux Croisés Dynamiques
Les TCD sont des instruments essentiels d’Excel qui permettent de résumer, d’analyser et d’interpréter des masses de données. Imaginez avoir une liste de ventes par produit et vouloir savoir quel produit a généré le plus de revenus sur un trimestre spécifique : le TCD peut vous donner cette réponse en quelques clics.
2. Structuration des Données pour les TCD
Pour qu’un TCD fonctionne, vos données doivent être structurées en tableau. Utilisez l’option « Mettre sous forme de tableau » pour cela. Chaque colonne devrait avoir un en-tête clair : « Nom du Produit », « Prix », « Quantité vendue », etc.
3. Création d’un Tableau Croisé Dynamique
Rendez-vous dans l’onglet « Insérer » puis cliquez sur « Tableau Croisé Dynamique ». Sélectionnez votre tableau de données comme source. Une fois dans l’espace de travail TCD, vous pouvez glisser-déposer les champs pour les analyser.
4. Choisir les Champs du TCD
Si vous souhaitez analyser les ventes mensuelles, glissez le champ « Date » dans « Lignes » et choisissez de grouper par mois. Glissez ensuite le champ « Ventes » dans « Valeurs ».
Formule utile : Pour avoir le revenu total par produit : =SOMME(Produit[Prix]*Produit[Quantité vendue]).
5. Grouper des Données dans un TCD
Pour analyser les ventes par trimestre, faites un clic droit sur les dates et choisissez « Grouper par… ». Sélectionnez ensuite « Trimestre ».
6. Utiliser des Formules avec des TCD
Pour connaître la part de marché d’un produit, vous pouvez utiliser la formule suivante dans une nouvelle colonne de votre TCD : =Ventes du produit/SOMME(TOTAL des ventes). Cela vous donnera un ratio des ventes du produit par rapport aux ventes totales.
7. Trier et Filtrer les Résultats
En cliquant sur les flèches à côté des titres des champs, vous pouvez trier ou filtrer vos données. Par exemple, filtrez pour voir uniquement les produits ayant généré plus de 1000€ de revenus.
8. Mise en Forme Conditionnelle des TCD
Allez dans l’onglet « Accueil », puis « Mise en forme conditionnelle » et choisissez une règle. Par exemple, mettez en surbrillance les produits avec des ventes supérieures à la moyenne en vert, et ceux en dessous de la moyenne en rouge.
9. Actualiser un TCD
Après avoir ajouté de nouvelles données à votre tableau d’origine, faites un clic droit sur votre TCD et sélectionnez « Actualiser » pour que les nouvelles données soient prises en compte.
10. Créer des Graphiques à partir des TCD
Après avoir généré votre TCD, sélectionnez-le, allez dans l’onglet « Insérer » et choisissez le type de graphique que vous souhaitez créer. Ceci est idéal pour visualiser vos analyses, comme voir l’évolution des ventes sur l’année.
GRAPH
Optimisation des Graphiques sur Excel pour une Présentation Efficace
- Sélection du Bon Type de Graphique : Choisissez le type de graphique adapté à vos données. Par exemple, utilisez des histogrammes pour des distributions de fréquences, des graphiques en courbes pour des séries temporelles, et des graphiques en secteurs pour montrer des proportions.
- Titre Explicatif : Donnez un titre à votre graphique qui résume clairement ce qu’il représente. Cela permet au lecteur de comprendre rapidement le contexte.
- Légendes Claires : Assurez-vous que les légendes soient lisibles et positionnées de manière à ne pas obstruer les données. Les légendes doivent aider le lecteur à comprendre les éléments du graphique sans deviner.
- Évitez le Trop Plein d’Informations : Un graphique surchargé peut être difficile à interpréter. Si vous avez trop de séries de données, envisagez de diviser votre graphique ou d’utiliser une autre méthode de visualisation.
- Utilisez des Couleurs de Manière Judicieuse : Les couleurs doivent améliorer la compréhension, pas la compliquer. Utilisez des couleurs contrastées pour les éléments qui doivent se démarquer, et des couleurs cohérentes pour des catégories ou des séries similaires.
- L’Échelle des Axes : Une échelle mal choisie peut déformer la perception des données. Assurez-vous que l’échelle de vos axes est appropriée pour vos données.
- Ajoutez des Données Textuelles si Nécessaire : Parfois, il est utile d’ajouter des étiquettes de données directement sur le graphique pour montrer des chiffres exacts ou des pourcentages.
- Grille de Fond : Utilisez une grille de fond seulement si elle aide à la lecture du graphique. Trop de lignes peuvent rendre le graphique encombré.
- Consistence : Si vous présentez plusieurs graphiques dans une seule présentation, assurez-vous qu’ils sont cohérents en termes de couleurs, de police et de style. Cela rend la présentation plus professionnelle.
- Testez votre Graphique : Avant de finaliser votre graphique, montrez-le à un collègue ou à un ami. Leur feedback peut vous aider à repérer des éléments ambigus ou trompeurs.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer des graphiques Excel optimisés, clairs et convaincants, capables de transmettre efficacement vos données à votre audience.
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